În contextul actual, mulți colegi avocați și-au exprimat în social media îngrijorarea că nu vor mai putea lucra în perioada următoare din cauza restricțiilor impuse de starea de urgență. Fără a avea pretenția că ofer soluții salvatoare sau că oricine ar putea să le aplice (necunoscând situația personală a fiecăruia dintre colegi), am decis să vă ofer niște sugestii pentru lucrul de acasă. Ele vor putea fi puse în practică și după perioada asta mai specială, pentru că, deși multă lume este reticentă la digitalizare, o dată ce folosește soluțiile oferite de aplicații și le stăpânește, nu se mai întoarce la vechile obiceiuri.

Here we go.

1. Ce facem cu dosarele? Serviciile de stocare în cloud

Aparent, prima mare problemă a avocaților este plimbatul dosarelor fizice dintr-o parte în alta. „Cum să lucrez eu cu un dosar de 1.000 de pagini, acasă?” se întreba un coleg. Simplu. Îl scanați. În societatea noastră de avocatură sunt implementate de ani buni dosarele electronice (în lucru și arhivate), stocate într-un serviciu de cloud securizat, de genul celor oferite de Dropbox sau Google Drive.

Conturile de cloud sunt gratuite până la o anumită limită de stocare. Trebuie doar să ai cinci minute să-ți creezi un cont. Cei care au adresă de Gmail, contul vine automat cu stocare gratis de 15 GB. Droboxul parcă are doar 2 GB gratis, dar tot e suficient pentru început. Dacă n-ai multe dosare, spațiul inițial e suficient. Chiar și abonamentul anual este destul de accesibil, dacă ai nevoie de mai mult spațiu: 10 dolari/lună.

Mai există și One Drive-ul al Microsoft (care cred că vine gratis cu 20 GB de spațiu dacă ai Windows 10) și alte servicii de cloud, dar pe primele două le cunosc și le recomand, pentru că le-am folosit și sunt destul de prietenoase la utilizare chiar și cu cei care nu-s pricepuți cu tehnologia. În plus, au interfață de limba română.

Puteți începe cu câteva dosare, pe care le aveți în lucru, pe care să le scanați și să le puneți în cloud. Nu vă apucați să scanați toate dosarele din birou dintr-o dată. Treptat, pe măsură ce aveți nevoie de ele în perioada asta, puteți face lucrul ăsta. Pentru colegii care au la dispoziție un secretariat, este cu atât mai ușor.

Partea bună este că toate aplicațiile au versiuni de mobil/tabletă/laptop/desktop, fapt ce ajută să ai acces la ele de oriunde, mai ales dacă ai nevoie de o informație pe care o ai înt-un dosar pe care nu îl ai fizic cu tine.

2. Ce facem cu clienții? Vorbim cu ei de la distanță.

A doua mare problemă este contactul uman, aspect care nu mi se pare a fi o problemă de nerezolvat. Și înainte vorbeați cu clientul la telefon mai des decât vă vedeați față în față. Pentru clienții care nu au multe cunoștințe privind tehnologia, se poate rămâne la această opțiune.

Pentru clienții care au măcar un e-mail, puteți comunica așa, inclusiv în ceea ce privește semnarea contractelor. Până trece pandemia puteți trimite contractul prin e-mail, urmând să îl recuperați semnat în original la proxima revedere.

Pentru clienții care se descurcă și mai bine cu tehnologia sau în cazul în care într-un dosar aveți mai mulți clienți, cu interese comune și vreți să discutați detaliile dosarului, puteți folosi soluțiile de videoconferință. Skype-ul oferă opțiunea audio-video gratis. De asemenea, Zoom-ul este o altă aplicație de acest gen, deși varianta gratis e limitată la 40 de minute/ședință, dacă sunt mai mult de 2 persoane în conversație.

Există și alte variante gratis sau plătite, dar în ce mă privește le-am încercat cu succes pe acestea două.

3. Cum continuăm munca împreună cu colegii din birou?

Videoconferințele sunt bune și pentru cabinetele cu 2-3-5 avocați, care vor să-și managerieze biroul de la distanță.

De asemenea, o soluție bună este Google Calendar, pentru o agendă comună a biroului, în care toată lumea știe ce face toată lumea, în așa fel încât să nu programezi o ședință prin videoconferință cu colegii, dacă în același timp un alt coleg are o astfel de întâlnire la distanță cu un client.

Dacă vreți să vă împărțiți cât mai ușor ce are fiecare de făcut într-un dosar (mai ales dacă lucrați cel puțin doi într-un dosar sau cu un client), vă recomand Asana. Asana este o aplicație atât de desktop/laptop/tabletă, cât și de mobil, care are posibiltatea creării de proiecte (pe care le puteți denumi cu numele dosarului/clientului), proiecte care au stabilite sarcini (taskuri), ce pot fi atribuite fiecărui utilizator (coleg), astfel că fiecare știe ce are de făcut și până când (se pot stabili termene limită). Dacă o sarcină e mai complexă ea poate fi împărțită în subsarcini cu momente diferite de realizare.

Asana poate fi utilizată foarte ușor și doar de o persoană pentru a-și planifica munca (ca agendă electronică) și poate fi integrată ușor cu Google Calendar, pentru a fi sincronizat automat cu acesta.

Pentru organizarea muncii între mai mulți colegi există și alte aplicații gratis. Una dintre ele este Slack. Aplicația permite inclusiv crearea de canale de discuții, astfel că, de exemplu, dacă de un dosar se ocupă doar doi colegi din șapte, aceștia își pot crea un canal separat de discuții pe dosarul respectiv fără a spama pe ceilalți colegi. Pentru discuții care țin de exemplu de administrarea generală a biroului de avocatură se poate crea un canal distinct în care să fie inclus chiat și secretariatul biroului.

Slack-ul permite inclusiv integrarea de rss feed-uri din siteuri, astfel că nu mai trebuie să intri periodic în siteurile respective pentru știrile noi. Ele apar automat în canalul separat, dedicat pentru feed-uri, la momentul la care acestea sunt introduse în site-uri. Ca exemplu, astfel de rss feeduri au și site-urile CEDO și CJUE.

4. Cum continuăm relația cu instanțele și celelalte autorități?

Deși aici nu mai ține doar de disponibilitatea noastră de a învăța, ci și de disponibilitatea instanțelor de a fi deschise digitalizării, în ultimul timp (chiar dinainte de pandemie) trebuie să recunoaștem că instanțele au început să se miște în direcția dorită. Recent, Forumul Judecătorilor a solicitat (a se vede aici), în contextul actual, digitalizarea extinsă a instanțelor. Printre propuneri se regăsește și dosarul electronic, care în circumscripția unora dintre curțile de apel se aplică de multă vreme (cum e Curtea de Apel Cluj).

Cred că mai toate instanțele primesc documentele pe e-mail, prin urmare, nu e nevoie să mergem la poștă sau să avem un fax pentru a le putea transmite. Acolo unde avem dosare electronice putem verifica actele depuse, fără a ne deplasa la instanță. Posibil ca, acolo unde nu este dosar electronic, să ni se comunice, la cerere, pe e-mail, anumite documente. Personal, zilele acestea mi s-a comunicat pe e-mail o încheiere de către ÎCCJ, pentru care aveam anterior depusă o cerere de copiere.

Foarte probabil ca în această perioadă și celelalte autorități să fie deschise la a comunica prin intermediul e-mailului documentele solicitate.

Concluzii

Categoric, trecem printr-o perioadă dificilă în care, cei care pot să-și reducă activitatea și întâlnirile față în față cu clienții, este foarte important să o facă. Când lucrul acesta nu este posibil, există o sumă de ajutoare, ca cele mai sus enumerate, care ne permit să ne continuăm activitatea, minimizând la maxim contactul uman.

Pentru cei care au curiozitatea de a încerca și alte ajutoare de acest fel, le sugerez lista creată de doi români la adresa https://techagainstcoronavirus.com (Tech against Coronavirus).

Toate bune!

Avocat Dan Chertes

www.avocaturaltfel.ro